Systeme
E-Mail-Archivierung
Geschäftliche E-Mails müssen in Deutschland aufbewahrt werden — vollständig, unveränderbar und jederzeit abrufbar. Klingt trocken, ist aber Pflicht. Ich richte dir eine Archivierung ein, die das automatisch erledigt, sodass du nie wieder daran denken musst.
Worum es geht
GoBD, Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch: Wer geschäftlich mailt, muss steuer- und handelsrelevante Korrespondenz revisionssicher archivieren. Heißt: automatisch, lückenlos und so, dass nachträglich nichts mehr verändert werden kann. Ein einfaches „in einen Ordner verschieben“ reicht dafür nicht.
Wen das betrifft
- Unternehmen — jede Firma mit steuerrelevanter E-Mail-Kommunikation, vom Einzelunternehmer bis zur GmbH.
- Vereine — sobald Einnahmen, Spendenquittungen oder Zuschüsse im Spiel sind, gilt dieselbe Pflicht. Der Vorstand haftet dafür persönlich.
- Vermieter — wer Mieteinnahmen versteuert, muss die zugehörige Korrespondenz aufbewahren. Wird gern übersehen.
Was bei Verstößen droht
- Ordnungsgelder und im Ernstfall die Verwerfung der gesamten Buchhaltung
- Bei Vereinen: Verlust der Gemeinnützigkeit, Rückforderung von Fördermitteln
- Persönliche Haftung von Geschäftsführung oder Vorstand
Wie ich das löse
Ich setze eine professionelle Archivierung auf — auf eigenem Server in Deutschland, DSGVO-konform. Jede ein- und ausgehende E-Mail wird automatisch und unveränderbar gesichert, mit Änderungsprotokoll (Audit Trail) und durchsuchbarer Ablage. Bei einer Betriebsprüfung ist alles in Sekunden auffindbar.
- Automatisch — kein manuelles Aussortieren, nichts geht verloren
- Revisionssicher — nachträgliche Änderungen sind technisch ausgeschlossen
- DSGVO-konform — saubere Zugriffsrechte, Speicherung in Deutschland
- Übergebbar — bei Vorstandswechsel oder Verkauf sauber dokumentiert
Gmail, Outlook.com und Co. erfüllen das übrigens nicht — die sind nicht GoBD-konform. Genau deshalb baue ich die Lösung auf eigener Infrastruktur.